Стандарт качества1. Консультации1.1. Консультация должна:а) быть конкретной и понятной заказчику;
б) полностью отвечать на вопрос заказчика;
в) содержать обоснование, основанное на действующем законодательстве или опыте исполнителя;
г) быть предоставлена заказчику в согласованные с заказчиком сроки.
1.2. Исполнитель должен выяснить все обстоятельства по ситуации/вопросу, для чего может провести интервьюирование заказчика и задать дополнительные вопросы.
Если заказчик не отвечает на дополнительные вопросы в течение 48 часов или не указывает, что ему необходимо дополнительное время для сбора информации и подготовки ответа, то исполнитель предоставляет исчерпывающую информацию по имеющимся сведениям, консультирует по возможным вариантам решения ситуации.
1.3. Консультация должна основываться на законах, подзаконных актах, административных регламентах юридических лиц и/или сложившейся практики.
1.4. При отсутствии правового регулирования или противоречивой практики по ситуации/вопросу заказчика, допускаются консультации, основанные на профессиональном опыте исполнителя. Профессиональный опыт должен основываться в том числе на разъяснениях и письменных ответах от государственных и муниципальных органов и т.д.
1.5. Текст каждой консультации исполнителя должен быть авторский, уникальный, являться результатом интеллектуальной деятельности и его профессионального опыта. Разрешается использовать работы других авторов, ученых и экспертов при условии соблюдения норм законодательства о защите авторских прав и правил цитирования объектов интеллектуальной деятельности.
Если уточнения или дополнительные вопросы заказчика выходят за рамки его первоначальной проблемы или требуют значительных временных затрат для их анализа, изучения большого объема документов и т.д., то исполнитель должен сообщить заказчику об этом и указать, что такая услуга может быть предоставлена за дополнительную плату.
В консультации запрещены:а) краткие или неинформативные ответы на ситуацию/вопрос заказчика, не связанные с предметом консультации. Краткими ответами являются, например, "Да, можно", "Напишите жалобу", "Поищите в архиве" и т.д.
Если исполнитель рекомендует обратиться куда-либо, подать запрос или иной документ, то необходимо разъяснить порядок подачи, сроки и возможные варианты.
б) размещение в тексте консультации, а также в прикрепленных к ней файлах, контактных данных исполнителя или ссылок на сайты или аккаунты в социальных сетях, где эти данные размещены.
2. Оценка перспектив генеалогического исследования на основе исходных данных, полученных от заказчикаК оценке перспектив генеалогического исследования применяются положения о консультациях.
2.1. Задачей в рамках работ по одной оценке могут быть:
— выработка плана генеалогического исследования по одной фамильной линии (на глубину по договоренности с заказчиком);
— решение конкретной задачи заказчика (поиск архивного документа, восстановление боевого пути, подтверждение национальности или др.);
2.2 Оценка должна включать в себя систематизацию и анализ данных, полученных от заказчика и составление плана исследования в текстовом формате;
При необходимости проводятся следующие мероприятия:
- поиск по открытым базам данным и каталогам архивов;
- составление родословного древа по сведениям об известных родственниках заказчика;
- уточнение актуальных условий оформления запросов в эти учреждения;
- уточнение актуальных условий доступа к источникам по генеалогии;
- консультацию со специалистами по отдельным вопросам генеалогии и смежных тем;
- определение административно-территориальной принадлежности населенных пунктов;
- иные действия, направленные на достижение положительного итога для заказчика;
2.3. Результат оценки
Результат оценки обязательно включает в себя план исследования в текстовом формате с подробным описанием поисковых мероприятий и целей каждого из них.
2.4. Результат оценки может включать в себя:
- родословную схему со сведениями по исходным данным;
- ссылки на опубликованные источники, ссылки на сайты учреждений, хранящих необходимые источники и др.;
- условия доступа к источникам;
- формы и шаблоны для оформления запросов;
- стоимость и/или сроки выполнения работ по мероприятиям плана в случае их выполнения автором оценки;
- приоритетность выполнения мероприятий плата;
- возможную вероятность положительного результата в поиске тех или иных источников или сведений.
3. Оформление официального запроса в учреждениеОтправка и контроль исполнения запроса не входят в услугу.
3.1. Запрос оформляется от имени заказчика или от имени другого лица по договоренности с заказчиком.
3.2. Исполнитель предупреждает заказчика о том, что счета, которые могут выставить учреждения в ответ на запрос, оплачиваются заказчиком самостоятельно.
3.3. Исполнитель предоставляет заказчику информацию:
- как отправлять запрос (только по электронной почте/только по форме в онлайн от учреждения/только почтой России (заказным или нет письмом) или комбинированно);
- полный почтовый и/или электронный адрес;
- какой пакет документов необходимо отправить вместе с письмом;
- как собрать пакет необходимых приложений к запросу.
3.4. Запрос должен быть составлен в соответствии с нормами оформления, согласно административному регламенту учреждения, грамотно, с указанием полного наименования ведомства/учреждения, ФИО руководителя или ответственного лица организации;
3.5. Оформленный запрос передается заказчику в текстовых форматах (docx, PDF или других по согласованию с заказчиком).
4. Изучение электронных копий описей дел, доступных онлайн4.1. До начала оказания услуги необходимо договориться об изучении конкретных номеров фондов и описей.
4.2. Исполнитель должен убедиться в возможности онлайн-доступа к необходимым для изучения сканам описей.
4.3. Итогом услуги является письменный отчет с указанием перечня изученных шифров и заголовков дел.
5. Изучение электронных копий архивных документов, доступных онлайн5.1. До начала оказания услуги необходимо договориться об изучении конкретных номеров фондов, описей и единиц хранения. При необходимости нужно согласовать особенности изучения источников (сплошной просмотр, только конкретная запись, все упоминания фамилии и др.) с обязательным разъяснением для заказчика всех особенностей и нюансов.
5.2. Исполнитель должен убедиться в возможности онлайн-доступа к необходимым для изучения сканам документов до начала выполнения работ.
5.3. Стоимость онлайн-доступа к необходимым документам включается исполнителем в общую стоимость услуги. Исполнитель может проинформировать заказчика о стоимости доступа к необходимым документам.
5.3. Исполнитель информирует заказчика о возможностях получения электронных копий документов, которые подлежат исследованию.
5.4. По результатам изучения сканов документов исполнитель предоставляет заказчику письменный отчет, который должен включать в себя полные шифры и/или наименования изученных источников. Отчет может включать в себя расшифровку текстов выявленных документов, содержащих искомые сведения.
5.5. В случае, если сервис, на котором размещены исследуемые документы, позволяет сохранять копии документов, и вне зависимости от результатов их изучения, исполнитель предоставляет заказчику копии обложек дел и титульных листов изученных документов.
5.6. При необходимости исполнитель сохраняет и передает заказчику чеки об оплате услуг архива.
6. Систематизация и обработка сканов, расшифровка текстов электронных копий архивных документов.6.1. Работы по систематизации сканов могут включать в себя: отбор и удаление дублей электронных копий архивных документов (далее - копии), индексацию файлов с копиями, создание схемы систематизации всего массива копий документов по папкам системы Windows, распределение копии в соответствии со схемой;
6.2. Работы по обработке копий могут включать в себя: выравнивание, обрезку и цветокоррекция отдельных копий или всего массива копий средствами стандартных компьютерных программ;
6.2. Работы по расшифровке текстов копий могут включать в себя: распознавание рукописного или машинописного текста копий и его набор в стандартном текстовом редакторе; археографическую обработку текста исторического источника;
6.3. Набор задач (из перечисленных в пунктах 6.1., 6.2., 6.3. или иных, необходимых в конкретном случае) в рамках одного заказа согласовываются заказчиком и исполнителем до начала проведения работ;
6.4. Компьютерные программы, посредством которых исполнитель будет выполнять согласованные с заказчиком работы, выбираются на усмотрение исполнителя; формат файлов для передачи результатов работы исполнителем заказчику согласовываются до начала работ.
7. Составление родословной схемы в электронном виде по выявленным документам7.1. Программное обеспечение, формат компьютерных файлов с результатами работы, информативность согласовываются с заказчиком до начала работы;
7.2. Заказчик предоставляет исполнителю данные, которые необходимо внести в родословную схему, исполнитель имеет право уточнять у заказчика исходные данные.
7.3. Поиск дополнительных сведений о родственниках заказчика в открытых источниках, которые могут дополнить родословную схему, является отдельной услугой и выполняется в рамках отдельного заказа.
8. Архивные расходы:1. Если архив выставляет счет, то его можно отправить напрямую заказчику для оплаты.
2. Если архив не выставляет счет, то исполнителю необходимо выставлять счет на маркетплейсе. Можно включать стоимость снятия копий в стоимость услуги.
Передавать свои реквизиты напрямую для компенсации — это нарушение правил! Это оказание услуг в обход сервиса.